Die Vorteile eines digitalen Besuchermanagements
1. Papierlose und effiziente Verwaltung
Digitale Besuchermanagementsysteme ermöglichen eine papierlose und somit umweltfreundliche Verwaltung. Besucher können elektronisch erfasst werden, was den Prozess beschleunigt und Fehler reduziert. Dies spart nicht nur Zeit, sondern auch Ressourcen und erleichtert die Arbeit erheblich.
2. Höheres Maß an Sicherheit
Sicherheit steht an erster Stelle. Mit dem digitalen Anmeldesystem von Securitas werden Besucherdaten sicher gespeichert und verarbeitet. Zutrittsberechtigungen können im Voraus vergeben und überwacht werden, was unbefugten Zutritt verhindert und die Sicherheit im Gebäude erhöht.
3. Positive Besuchererfahrung
Ein reibungsloser Check-in-Prozess sorgt für zufriedene Besucher. Durch die Vorab-Information per E-Mail und die Möglichkeit der mobilen Registrierung via Smartphone wird der Empfangsprozess deutlich vereinfacht und beschleunigt.
4. Digitale Sicherheitsunterweisung
Informationen und Sicherheitsanweisungen können bereits während des Check-in-Prozesses oder vorab an die Besucher übermittelt werden. Dies sorgt für eine bessere Vorbereitung und erhöhte Sicherheit.
5. Verbesserte Auswertungen und Reports
Dank der elektronischen Erfassung von Besucherdaten wie Frequenz und Besuchsdauer können wertvolle Informationen ausgewertet und Geschäftsabläufe optimiert werden. Diese Daten sind entscheidend für ein effizientes Management und die kontinuierliche Verbesserung von Prozessen.
6. Flexibles Arbeiten
Das System kann durch Erweiterungen angepasst werden, um auch Buchungen für Konferenzräume, Arbeitsplätze und das Parkplatzmanagement abzubilden. Dies erhöht die Flexibilität und Effizienz der Unternehmensabläufe.
Prozessdarstellung: Von der Einladung bis zum Check-out
Der Besuchermanagementprozess von Securitas ist vollständig digitalisiert und umfasst folgende Schritte:
Einladung und Registrierung: Besucher erhalten eine Einladung per E-Mail und können sich vorab registrieren.
Check-in: Der Check-in erfolgt schnell und sicher über QR-Code-Scanner. Mobile Check-in-Pässe ermöglichen eine zügige Abwicklung.
Sicherheitsunterweisung: Digitale Anweisungen und Sicherheitsinformationen werden während des Check-ins oder bereits im Vorfeld übermittelt.
Aufenthalt: Während ihres Aufenthalts können Besucher durch Echtzeitstatistiken und einen umfassenden Überblick jederzeit sicher und gut informiert bleiben.
Check-out: Der Check-out-Prozess ist ebenso unkompliziert und erfolgt ebenfalls digital.
Sicherheitsmanagement: Maximale Sicherheit im und um das Firmengebäude
Das Securitas Besuchermanagementsystem ist modular aufgebaut und kann flexibel an die spezifischen Anforderungen eines Unternehmens angepasst werden. Es integriert sich nahtlos in bestehende Sicherheits- und Verwaltungsstrukturen und unterstützt eine Vielzahl von Funktionen, darunter:
- Terminmanagement: Verwaltung von Besuchsterminen und automatische Follow-Up-E-Mails.
- Access Control: Überwachung und Steuerung der Zutrittsberechtigungen.
- Gelände-Management: Virtueller Empfang und Steuerung von Vereinzelungsanlagen, Türen und Schranken.
- LKW-Management: Echtzeitübersicht über anwesende LKWs und Fahrer, inklusive Check-in-Terminals und Zufahrtssteuerung.
Fazit
Ein modernes, digitales Besuchermanagementsystem ist ein essenzieller Baustein für jedes Unternehmen, das Wert auf Sicherheit, Effizienz und eine positive Besuchererfahrung legt. Mit den Lösungen von Securitas können Unternehmen ihre Prozesse optimieren, wertvolle Zeit sparen und gleichzeitig die Sicherheit auf höchstem Niveau gewährleisten.
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